Как правилно да съхранявате административните си документи?

Без подходящо съхранение не винаги е лесно да намерите административните си документи. Наистина, как да се намери разпродажба от 2001 г., ако тя е натрупана в кутия с други документи? Ето няколко съвета за съхранение, за да избегнете загубата на време за ровене в няколко кутии за намиране на документ.

Колко дълго трябва да съхранявате документите си?

Важно е да запазите тези административни документи , но те също имат своя срок на годност. По този начин след определен период вече не е необходимо да се съхраняват определени документи като фактури и декларации от всякакъв вид. Ето резюме на периодите, през които е препоръчително да се съхраняват различните видове хартия:

• 1 година: телефон, интернет или движещи се сметки, или доказателство за плащане на PV.
• 2 години: извлечения за семейни надбавки, лекарски такси, писма за прекратяване на договора, документи за социално осигуряване и взаимно осигуряване, както и кредитни документи.
• 3 години: известия за аудиовизуални лицензи и декларации за данък върху доходите.
• 5 години: сметки за вода и ток, разписки за наем и такси за наем, сметки за газ, удостоверения за плащане на данъци, договор за наем и доказателство за плащане на плащания за поддръжка.
• 10 години: банкови извлечения, платежни фишове, ипотечни заеми, животозастрахователни договори след датата на смъртта и др.
• 30 години: сметки за ремонт на автомобили, сметки за строителство, болнични сметки и граждански IOUs.
• Пожизнено: брачен договор, семейна книжка, военна книжка, дипломи, завещания, собственост, дарения, здравна карта, свидетелство за ваксинация, медицински досиета, фишове за заплата, удостоверения за осиновяване, трудови договори и др.

Най-добрият трик да имаш спретната къща е да поддържаш минималния минимум . Не е необходимо да пазите всички получени писма и документи. Поради това е необходимо незабавно да изхвърлите хартиите, които не са полезни.

Съхранение на ежедневни документи

За да подредите, трябва да правите разлика между ежедневни документи и други файлове. Настоящите документи са тези, с които се прави консултация често и следователно трябва да бъдат на лесно достъпно място. Документите, които рядко се консултират, могат да се подават в кутии или в горната част на рафт. Ето някои видове съхранение за различните видове хартия:

• Ризи в различни цветове

Цветовете се използват за разграничаване на документите един от друг. Във всяка папка също трябва да използвате джобове, за да класифицирате хартиите: един джоб за данъци, един джоб за документи на ЕФР, друг за сметки за вода и т.н.

• Тесни ризи

Покритите папки са удобни за съхранение на обемисти документи. По този начин папката дава възможност да се класифицират различни документи, отнасящи се до един предмет (пример: всички документи, отнасящи се до строителството на къща).

• Свързващи пръстени

Те са удобни за лесно справяне с документи, без да ги отделяте от тяхното хранилище. Освен това хартиите могат да бъдат разделени с разделители, за да могат да ги намират по-лесно. Разделителите могат също да показват индикации за улесняване на задачата при търсенията. Те могат да бъдат подредени по азбучен ред, по дата и т.н.

• Мебели с чекмеджета

Ако документите, които трябва да се съхраняват, са в голям брой, по-добре е да се спрете на картотеката. Последният има чекмеджета, където различните документи са окачени на решетки и са лесно достъпни.

Подредете административни документи

Разбира се, използването на подходящо съхранение улеснява класификацията на файловете, но също така е важно да знаете как да подредите документите според вида им. Ето пример за класификация за улесняване на изследванията:

• Семейно досие: съдържа всички документи, свързани със семейството, като свидетелство за брак, документи за самоличност, паспорти, удостоверения за раждане и др.
• Досие за образование: удостоверение за образование, документи, свързани с детското заведение и др.
• Данъчно досие: данъчни декларации за доходи, жилищни данъци и др.
• Здравно досие: здравни досиета, предписания, медицински прегледи (радио, скенер, ултразвук и др.) ...
• Файл с фактури: услуги (вода, газ, електричество, телефон, интернет и др.), Фактури за стоки и работи и др.
• Застрахователно досие: договори за автомобилна и домашна застраховка, животозастраховане, искове, удостоверения за автентичност ...
• Професионално досие: трудов договор, фишове за заплати, досие за кандидатстване, автобиография, дипломи ...
• Досие за жилище: договор за наем, разписка за наем, писма на собственик / наемател ...
• Банково досие: извлечения по сметка, договор, нареждане за превод ...

Архивиране на административни документи

В идеалния случай някои документи трябва да се архивират поне веднъж годишно . Архивираните файлове са добре подредени в полета по дата или по азбучен ред и по теми. Отново, най-добре е да използвате по един цвят на тема. Ето пример за съхранение в детайли:

• Розова риза за фактури, жълта за финанси, синя за застраховка ...
• Сортиране по ред: азбучен ред от А до Я или по дата (по месец, след това по година). Това улеснява разграничаването между по-нови и по-стари документи.

Най-важното е да се извърши течна подредба, която позволява лесно да се намери сметката за вода например за месец януари миналата година. Ако документите все още са трудни за намиране, въпреки че са подредени, е необходимо да прегледате техниките си за съхранение.

Други съвети за подреждане на административните документи

По-лесно е да се съхранява, когато има по-малко хартия за съхранение. В допълнение към сортирането и премахването на остарелите документи е възможно да се използва и онлайн фактуриране, за да получавате по-малко поща у дома. Необходимо е обаче редовно да се правят резервни копия на множество носители, за да се избегне загуба. За допълнителна сигурност трябва да се правят онлайн резервни копия на важни документи.

Когато писмата пристигнат, е важно да ги подадете предварително, за да предотвратите натрупването им с месеци в ъгъла на офиса. Спешните писма трябва да бъдат прочетени незабавно, докато други могат да бъдат сортирани по приоритет. Препоръчително е да имате офис организатор, който да съхранява важни документи, които изискват действие (плащане на фактура, призовка ...) и документи, които трябва да бъдат подадени (банкови извлечения, автоматични дебитни фактури ...). Този трик ви позволява веднага да се отървете от остарялата хартия, която може да бъде изхвърлена, например флаери и реклами.